Как экономить время – 12 советов

Организационные и процессуальные приемы

Экономия времени действительно сталкивается с целым рядом культурно-нравственных трудностей, поскольку время – это не только деньги, но и другие ценности, за которые приходится «расплачиваться» иногда минутами, а иногда десятилетиями: дружба, любимая работа, семья.

Чтобы не получилось так, что «свобода» досталась слишком дорогой ценой, применяют ряд технических и организационных приемов, сглаживающих, в том числе, и социальные шероховатости. Именно грамотной организацией процессов решается «проблема друзей», которые отнимают рабочие часы.

Как экономить время для личного успеха

Добрый день, друзья! Сейчас я решил затронуть такую тему, от которой во многом зависит и ваш успех, ваше здоровье, здоровье ваших близких и ваше личное благополучие: — Как экономить время?

Ведь от того, как мы умеем экономить время, во многом зависит, как много мы успеем совершить в данный день. Дело в том, что человек часто выполняет не нужные вещи, попусту тратя время впустую. То начинает просмотр ненужных телепередач, то зайдет в социальную сеть и застрянет там надолго.

Я по себе знаю, бывает, зайдешь на одноклассники, начнешь просматривать интересные ролики или картинки, и это может затянуться на несколько часов. В результате, данный день прошел впустую, человек ничего не успел. Таких примеров очень много.

Вы на что-нибудь отвлеклись, и потратили целый час, а то и больше. А это время можно было потратить с умом. Так в чем же наша задача? Задача состоит в том, чтобы не тратить время впустую, а заниматься именно тем, что нам нужно, а не тем, что кажется таковым

как экономить время

В связи с этим, я хоту дать некоторые рекомендации, как научиться экономить время?

1. Делайте все не спеша. Последуйте народной пословице. Ведь не секрет, что когда мы начинаем спешить, мы частенько делаем ненужную, лишнюю рабату, ошибки. Потом же, начинаем устранять данные ошибки, а это, лишняя трата времени.

2. Выберите список нужных дел на завтра. Обычно это делается вечером. Желательно отметить в дневнике, то, что нужно выполнить завра и не отвлекаться на следующий день на дела, которые кажутся важными, а в итоге, оказываются пустышками.

3. Прочь тревога. Не стоит лишний раз тревожится. От того, насколько сильно вы встревожены, напрямую зависит уровень вашей успеваемости. Да и у людей, которые часто встревожены, частенько возникает ощущение, что они что-то не успели. Тем более, что на саму тревогу так же тратится время впустую. При этом, тревога может занять несколько часов.

4. Совершайте покупки в интернете. Если вы живете в большом городе, вам легче купить нужную вещь через интернет, т.к. когда мы идем в обычный магазин, мы часто отвлекаемся на совершенно ненужные вещи. При этом, мы не только тратим личное время, но, что самое неприятное, свои кровные.

Советы профессионалов

Авторы одной из платформ для оптимизации ежедневных задач изучили проблему нехватки временного ресурса изнутри и делятся следующими профессиональными советами:

  1. Разбуди в себе «сверхчеловека». Цель здесь – оценить свой день с точки зрения процессов, которые можно научиться делать быстрее, и заняться соответствующим обучением. Например, если в течение дня нужно много печатать и просматривать массу входящей информации, то целесообразно освоить скорочтение и слепую печать. Удобно, что этот навык пригодиться в любом другом виде деятельности.
  2. Освободитесь от информационного «балласта». Принцип приема в том, чтобы не тратить несколько часов на оценку перспектив процесса, который сам занимает несколько минут. Например, если это касается выбора кино для вечернего просмотра, то неэффективно несколько часов читать рецензии и узнавать мнение других кинолюбителей о фильме. В целях экономии вашего времени для получения информации проще посмотреть фильм самому и составить собственное мнение.
  3. Не делайте лишних движений. Для этого оцените зависимость конечного результата от усилий. Если эффективность разговора не зависит от того, поедете ли вы на встречу лично или позвоните, то лучше решить вопрос по телефону и сэкономить этот час. Совет касается и посещения бесполезных конференций, чтения сомнительных спамных емейлов целиком или доведения какого-либо действия до конца, только ради принципа. Еще один профессионал, Михаил Жванецкий, по этому поводу писал: «Жизнь коротка. И надо уметь. Надо уметь уходить с плохого фильма. Бросать плохую книгу. Уходить от плохого человека. Их много. Дело не идущее – бросать».
  4. Становитесь Цезарем. Римский император, помимо других заслуг, известен тем, что одновременно мог делать несколько дел. В современном варианте это выглядит как совмещение механических процессов с осознанными. Например, разговаривая по телефону, можно одновременно с этим вытирать пыль, а двигаясь в автомобиле, – слушать уроки иностранного языка. Сюда же относится совмещение приема пищи и просмотра любимого сериала, что доктора делать не рекомендуют, но и запретить не смогут, если вы хотите все успеть.
  5. Перепоручайте другим. Совет касается, в первую очередь, рутинных задач, которые, теоретически, можно будет потом не проверять. На практике нерадивый исполнитель может «запороть» даже самую простую работу, поэтому, делегируя полномочия случайному человеку, лучше сразу соразмерять его ответственность и свою необходимость. Гарантией сэкономленного времени и средств в этом случае становится проверенный работник, которому можно безбоязненно поручить задание. А собственную энергию можно направить на то, что действительно важно.

Здесь действует принцип Парето, согласно которому 20% усилий обеспечивают 80% результатов. Поэтому достаточно выполнять 20 «важных» процентов самостоятельно, а остальное перепоручать исполнителям.

К этим советам добавляется рекомендации опытных людей, которым удалось оптимизировать свой график. Основа их подхода – анализ текущей ситуации и контроль хотя бы за основными «пожирателями времени». Поэтому первое, что нужно сделать, – это начать вести «дневник времени» (в электронном или в рукописном виде).

Помимо указания периода, отведенного на выполнение запланированных дел, рекомендуется записывать в нем степень работоспособности и настроение (по условной, понятной пользователю шкале). Кроме того, – отмечать те необязательные действия, которые можно безболезненно отменить (или сократить). Чем чаще снимать показания по шкале, тем точнее будет личная статистика и тем проще потом соотнести эти данные с планом действий.

Взяв за точку отсчета определенный день (например, воскресенье), нужно составить графики за прошедшую неделю по шкале работоспособности и настроения.

Еженедельное повторение или сходство графиков укажет на определенный характер цикла, по которому легче сориентировать новые задачи:

  • рутинные дела, не требующие интеллектуального включения, лучше планировать на период эмоционального и физического спада;
  • творческие задачи лучше ставить на периоды высокой работоспособности и приподнятого настроения (или, по крайней мере, максимума работоспособности, если графики не совпадают);
  • развлечения – на моменты эмоционального максимума и низкой работоспособности и т.д.

Принцип Парето здесь тоже можно применить либо путем делегирования части дел, либо путем отказа от тех дел, которые не приносят сопоставимого с усилиями результата. Математически введение этого принципа было бы самым эффективным методом экономии времени. Ведь так вы тратите только 20% своей жизни (ресурсов), успевая сделать 80% самого важного.

Но на практике зачастую сложно даже определить, что входит в эффективные 20%, а что в неэффективные 80%, потому что часть задуманного, по расчетам, должно принести эффект не стразу, а с течением времени и развитием.

Например, вы строите бизнес, который на стадии созидания отнимает все ресурсы, но в перспективе должен отвлекать только на 20 процентов, обеспечивая на все 80. Кроме того, от 80% необязательных дел тоже бывает психологически сложно отказаться, поскольку эмоциональные пристрастия и привычки заставляют «жалеть» их.

Если полистать «Фейсбук» – для вас почти единственная радость в жизни, то не надо отбрасывать ее по формальным признакам. Для экономии времени нужно просто перевести «соцсети» в ранг обязательных мероприятий и строго определить промежуток времени для их посещения.

Четко распланировав день согласно изложенным рекомендациям, нужно потом ответственно его придерживаться, постепенно уменьшая в этом графике долю «пожирателей времени». Но параллельно с этим можно высвобождать себе дополнительные бонусные часы, пользуясь следующими приемами:

  • Держите всегда под рукой книгу, учебник или актуальную аудиозапись, которыми вы можете воспользоваться в случае незапланированного простоя (пробки, очереди).
  • Паркуйте машину в тех местах, где выезд без затруднений будет гарантирован.
  • Не включайтесь в бесполезные разговоры, сетования и причитания. Обсуждения, по возможности, ведите информативно (коротко и ясно), не отвлекаясь на смежные темы.
  • Поддерживайте понятный вам порядок – то есть, такой, который требует минимума времени на поиск необходимых вещей или информации. Это касается и порядка в компьютере, потому что правильная организация папок и файлов дает возможность не только сократить поиски, но и просто «не потерять» важные данные.
  • Используйте Интернет для быстрого решения бытовых вопросов. Например, покупая в интернет-магазинах, вы сможете воспользоваться услугой курьерской доставки, что позволяет существенно сэкономить время, сократить расходы и упростить задачу. Причем, в данном случае, интернет-шопинг – это не только скидки или экономия времени и средств, но и возможность охватить большее количество предложений за меньший период.

Техническая оптимизация

Сейчас можно выбирать из десятков приложений и сервисов, которые оптимизируют как индивидуальный, так и совместный тип деятельности. Для организации личной жизни чаще пользуются программами-органайзерами. Для настройки совместной работы – прибегают к помощи таких платформ, как Wrike, Work-zilla и аналогичных им.

Классические органайзеры – это простые программы, которые стали электронным аналогом блокнотов с календарями и полями для списка дел. Благодаря расширению функционала они частично выполнят функцию секретаря:

  • напоминая о встречах и событиях,
  • облегчая ориентацию в многочисленных контактах,
  • помогая планировать задачи для себя или исполнителя с последующей синхронизацией данных, что тоже работает на высвобождение времени.

Небольшой минус любых новых программ – необходимость потратить временной ресурс на освоение самой программы и доведение навыка пользования ею до автоматизма, чтобы трудности полезного, но сложного процесса не стопорили сам процесс.

Когда человек пользуется одним органайзером для себя, проблем, как правило, не возникает. Начинаются они, когда с помощью таких организующих программ человек профессионально связан со множеством других людей.

В офисе, где все пользуются единым форматом организации общей деятельности, программу чаще выбирает руководитель, и исполнителям достаточно один раз привыкнуть к интерфейсу, функционалу и логике построения софта. С привлечением фрилансеров (работников, действующих в удаленном режиме и зачастую живущих в разных странах) с каждым отдельным сотрудником отношения нередко приходится выстраиваться в индивидуальном порядке. Это касается и использования разных систем управления проектами, от синхронизации которых зависит скорость исполнения работы.

Экономия времени

Однако если считать быстрое освоение новой программы с интуитивно понятным интерфейсом рабочей необходимостью, то метод ускорения совместных проектов путем использования различных платформ очень эффективен. Так же экономят рабочее время бесплатные утилиты, например, Punto Switcher от Яндекса.

Пример использования утилиты

Допустим, вам как владельцу интернет-магазина нужно добавить 300 позиций в каталог, копируя для каждого товара артикул, заголовок, описание и цену с помощью чередования комбинаций клавиш Ctrl С и Ctrl V. На одну позицию придется потратить около минуты, но из-за монотонности работы и неизбежных ошибок средняя продолжительность может увеличиться еще на 20-25%.

Утилита Punto Switcher, благодаря функции «Буфер обмена», упрощает эту задачу, хотя и создавалась она для исправления неверного ввода запроса в поисковой строке. В буфер обмена можно скопировать все нужные данные одновременно, перенеся их в каталог. Просто исключив переключение между вкладками, можно в 2 раза сократить время на размещение одного описания – и это только один из примеров подключения «помощников»: утилит, плагинов, приложений.

Даже изучение «горячих» кнопок популярных программ упрощает и ускоряет работу с ними. Время экономят:

  • специальные функции Excel и Word;
  • созданные вами алгоритмы действий для рутинных задач (макросы);
  • операторы « », «-»,«and», «or», «*» поисковых систем;
  • пакетная обработка информации в графических редакторах и др.

Законы экономии времени в менеджменте и экономике

Закон экономии времени в менеджменте относят к общим законам управления. Здесь время трансформировалось в своеобразную экономическую категорию, к которой сводится экономия не только в сфере материального производства. Ценность этой категории обуславливает деятельность любого предприятия с разных сторон:

  • длительность производства,
  • адаптацию к изменению условий,
  • скорость оборота капитала и др.

В экономике сформулированный К. Марксом закон выражал способ и источник увеличения эффективности общественного производства и рассматривался как научная абстракция, описывающая исторические условия, без проекции на конкретные хозяйственные явления.

В современной экономике суть закона сводится к устранению противоречий между периодами занятости и необходимостью увеличения свободного времени. Эта необходимость обусловлена развитием общественного производства и объективна.

Предполагается, что для комплексного приобретения мастерства исполнитель должен повышать свой профессиональный и культурный уровни не только в процессе работы, но и вне ее. В конечном счете, все идет к тому, что такая величина как «сводное время» становится мерилом богатства.

Другие интересные материалы по теме