Как в Windows работать с электронной почтой

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика. Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут.

Никто не любит заставлять других ждать. С утра, обнаружив гору входящих сообщений, очередь из звонков и срочных дел, первым желанием будет со всем этим разобраться до начала работы.

Лучше потратьте самые продуктивные часы на более важные задачи. Необходима сила воли, чтобы отключить мир вокруг себя хотя бы на час. В противном случае вы жертвуете своим потенциалом ради иллюзорного профессионализма.

К примеру, не более пяти минут в час и 5 раз в день. Такой подход обеспечивает бoльшую гибкость и свободу. Но нужно помнить о дисциплине, чтобы каждая пятиминутная проверка не затягивалась на полчаса.

Проблема с рутинной проверкой новых писем состоит в том, что зачастую у вас нет времени и возможности нормально отреагировать на них, поэтому вы просто зря тратите время. В том числе поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра — обычно, когда вы просыпаетесь, у вас нет энергии и внимания, чтобы справиться с ними, и вы в итоге только подвергаете себя лишнему стрессу.

Выбор сервиса

Первым делом нужно определиться, на каком сервисе (сайте) вы хотите создать ящик. Стоит отметить, что в интернете огромнейшее количество веб-ресурсов, предлагающих посетителям создать свою электронную почту. Какие-то из них лучше, какие-то хуже в плане безопасности и удобств пользования.

Если хотите лично убедиться в разнообразии сервисов, наберите в поисковике «электронная почта». Как минимум, он вам представит сотню-другую почтовых онлайн-служб.

Но чтобы у вас не закружилась голова от изысканий и поисков, мы предлагаем вам выбрать один из ниже предложенных сервисов. Они единодушно признаны ИТ-специалистами и обычными пользователями лучшими в Сети. Так что вы ничем не рискуете. Напротив — получаете 100% гарантию пользовательского комфорта.

Яндекс.Почта

Служба от известной компании Yandex. Исправно и стабильно работает с 2000 года, то есть вот уже более 15 лет. Имеет надёжную защиту от спамщиков и злых хакеров, пытающихся выкрасть конфиденциальные данные из почтовых ящиков. Осуществляет проверку загружаемых файлов антивирусным модулем Dr.Web в автоматическом режиме.

Поддерживает машинный перевод писем на различные иностранные языки и также переводит иностранные послания на русский. Всю информацию (письма) отправляет по зашифрованным каналам. Отлично функционирует как на компьютерах, ноутбуках, так и в мобильных устройствах (смартфонах, планшетах). Рекомендуется к использованию для тех, кто преимущественно пользуется Рунетом и активно ведёт переписку с русскоязычными пользователями.

Регистрация аккаунта

Если вы не кликнули ссылку, указанную в обзоре сервиса, обязательно сделайте это (см. описания выше). Нам нужно перейти в регистрационную форму. Видите перед собой страницу с полями анкеты? Это то, что вам нужно в данный момент.

Правила регистрации почтового ящика на сервисах практически одинаковы, за исключением лишь некоторых нюансов. Следуйте этой инструкции, чтобы правильно ввести все необходимые данные.

1.В строках «Имя» и «Фамилия» вы можете указать как свои паспортные данные, так и псевдоним. Всё зависит от цели использования электронной почты — бизнес, развлечения, общение с друзьями.

2. Некоторые почтовые сервисы просят дополнительно указать место проживания, пол, дату рождения. В этих полях вы также можете по желанию указать достоверную информацию или вымышленную.

Как написать и отправить письмо?

Чтобы отправить послание кому-либо со своего e-mail, вам, конечно же, нужно знать адрес получателя — собеседника, делового партнёра, которому вы желаете отправить письмо. Убедитесь в том, что он у вас есть в полном формате — @.

Далее выполните следующие операции:1. Находясь в своём ящике, клацните кнопку «Написать… ». Обычно она расположена в верхнем левом углу.

2. В открывшейся форме, в специально отведенных полях, укажите полный адрес получателя (в Gmail эта строка называется «Кому»), тему письма и непосредственно сам текст письма.

Если требуется к посланию прикрепить файл, хранящийся на компьютере, воспользуйтесь кнопкой «скрепка». Однако учтите, что размер файлов, загружаемых таким способом, ограничен. В зависимости от сервиса его лимит составляет 10-50 Мб.

3. После оформления письма нажмите кнопку «Отправить». Письмо будет мгновенно доставлено адресату.

Чтобы прочитать полученный ответ, кликните раздел «Входящие», а потом откройте письмо (нажмите по его полю).

СОРТИРУЙТЕ ПИСЬМА

Почтовые сервисы позволяют создавать папки. Это лучший инструмент для борьбы с перегруженной почтой. Создайте папки для работы, личных переписок, учёбы, прочих вещей. Это могут быть папки «Проекты», «Другое», «Ответить позже». Главное, чтобы вам было удобно. Но чтобы изначально отсортировать почту по папкам, нужно потратить время.

Если у вас получится пустить почту на самотек после неустанного выполнения пунктов выше, тогда бросьте раскладывать письма по папкам! Этот лайфхак вам уже не нужен.

Как работает электронная почта . Изучаем заголовок письма. Спам?

В процессе эксплуатации почтового ящика вам периодически будут приходить рекламные письма (спам) и прочие сомнительные сообщения. Если вы не знаете отправителя (указан незнакомый адрес) либо у вас вызывает подозрение название писем, ни в коем случае их не открывайте и уж тем более не запускайте файлы и интерактивные элементы, которые размещены в этих текстах. Таким образом многие взломщики пытаются заполучить e-mail доверчивых пользователей.

Отслеживать и удалять заблокированные спам-фильтром письма можно в специальной папке «Спам».

Эта информация вам понадобится, если вы захотите поглубже копнуть в сторону того, как же работает электронная почта на вашем конкретном примере. Что можно почерпнуть из заголовка?

Неважно, каким способом прочтения писем вы пользуетесь. Неважно какой клиент установлен на вашем компьютере. И где письма хранятся: качает ли его клиент вам на компьютер (не знаю зачем?) или же они хранятся на почтовом сервере. Заголовок от нас никуда не денется.

Как переслать большой файл?

поисковая выдача

Если, к примеру, вы хотите поделиться с другом отснятым видео, но его объём очень большой (2, 3 или 5 Гб), воспользуйтесь облачным хранилищем. Во всех рассмотренных нами сервисах оно имеется. Воспользуйтесь руководством для используемой службы.

  1. В профиле, вверху справа, щёлкните иконку «группа квадратов».
  2. В открывшемся плиточном меню кликните «Диск».
  3. На открывшейся страничке кликните меню «Мой диск». Выберите «Загрузить файлы… ».

Ниже описан типичный способ заполнения окна сообщения в программе электронной почты. (Действия могут отличаться в зависимости от того, какая программа или веб-служба электронной почты используется.)

  • В поле Кому введите адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Отправляя сообщение нескольким получателям, разделяйте адреса электронной почты точкой с запятой (;).
  • В поле Копия можно ввести адреса электронной почты дополнительных получателей – лиц, которым следует ознакомиться с сообщением, но не нужно отвечать на него. Они получат такое же сообщение, что и адресаты в поле Кому. Если дополнительных получателей нет, оставьте это поле пустым. В некоторых программах электронной почты предусмотрен еще и поле СК (ПК) – оно позволяет отправлять сообщения, скрывая от других получателей определенные имена и адреса электронной почты.
  • В поле Тема введите тему сообщения.
  • В большой пустой области введите текст сообщения.

Чтобы вложить в сообщение файл, нажмите на панели инструментов (расположенной прямо под строкой меню) кнопку Вложить файл в сообщение. Найдите файл, выделите его и нажмите Открыть. Файл появится в поле Вложить в заголовке сообщения.

Готово! Чтобы отправить сообщение, нажмите кнопку Отправить. Сообщение молнией помчится до получателей.

Примечание: Чтобы изменить стиль, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст и нажмите кнопку или пункт меню, которые позволяют изменить форматирование.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail  это звезды). С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться. Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни. Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

  • Отправка и получение сообщений. Сообщение по электронной почте можно отправить любому, кто имеет адрес электронной почты. Сообщение поступает папку «Входящие» электронной почты получателя за несколько секунд или минут, независимо от того, где живет этот человек: в соседней квартире или на другом краю света. Можно получать сообщения от любого, кто знает ваш электронный адрес, а затем читать их и отвечать;
  • Отправка и получение файлов. Кроме обычных текстовых сообщений, электронной почте можно отправлять почти все типы файлов: документы, изображения и музыку. Файл, отправленный по электронной почте, называют вложением;
  • Массовая отправка Email-сообщений нескольким лицам. Сообщения электронной почты можно отправлять нескольким адресатам одновременно. Получатели могут соответствовать целой группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.
  • Пересылка сообщений. Получив по электронной почте сообщение или файл, его можно незамедлительно переслать другому лицу не перенабирая.

Главное преимущество электронной почты над телефоном и обычной почтой – её удобство. Можно отправить сообщение в любое время. Если получателей нет у компьютера или в интернете (т.е. их компьютеры не подключены к интернету), они увидят отправлено им сообщение при следующей проверке своего электронного почтового ящика. Если получатель работает в онлайне, можно получить ответ в считанные минуты.

Кроме того, отправка сообщений электронной почты осуществляется бесплатно. В отличие от отправки обычного письма, не нужно покупать марку или платить за услугу, независимо от того, где живет получатель. Нужно оплачивать только подключение к Интернету или специальную программу электронной почты.

«Скрытая копия» — это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди.

Также отвечая на письмо, в котором указано несколько адресатов, не жмите «Ответить всем», если ваш ответ нужен ограниченному числу людей.

Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать. Вся первичная, необходимая для ознакомления информация должна быть в теле письма. Вложения полезны, когда в них:

  • обоснование вашего сообщения или просьбы;
  • форма или таблица для заполнения;
  • материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет).

Каждое письмо означает действие

Именно в нем чётко формулируйте, чего именно ожидаете от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме. Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаёте несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих. Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.

Copyright Shutterstock

Используйте клавиатурные сокращения

SMTP-серверы – самые рапространённые – передают письмо с помощью почтового клиента (программа по работе с почтой: Outlook, Mozilla Thunderbird и т.п.). Для передачи используется порт 25 по умолчанию.

POP-серверы уже несут в себе часть программного обеспечения, которое позволяет получателю заходить прямо на почтовый сервер. Там, в специально отведённом для этого пользователя разделе (учётной записи) он может работать с корреспонденцией. Так, протокол POP3, работающий через порт 110, позволяет вашему почтовому клиенту скачивать с сервера все полученные в ваш адрес письма. Кстати, это, пожалуй, единственное на что протокол и способен – только качать.

Ну, и IMAP-сервер – запущенное на компьютере-сервере программное обеспечение, дающее доступ ко всем созданным пользователем папкам. С письмами можно работать в полном объёме, не скачивая к себе на компьютер. По функционалу преобладает над POP3, но уже требует и дополнительной памяти и ресурсов процессора сервера (ну ещё бы, такие задачи!). Обмен данными идёт через порт 143.

Как можно подделать адрес отправляемой почты или создать ящик на 5 минут?

СПРАВОЧКА

Мало кто знает, что даже в веб-почте можно не отрывать руки от клавиатуры и тем самым уделить больше внимания тому, что ты делаешь. Например, в Gmail (и почте Google Apps) действуют следующие клавиатурные сокращения:

  • клавиша С создает новое сообщение, а Shift-C создает сообщение в новом окне;
  • «/» перемещает курсор в поле поиска;
  • N и P перемещают вас между сообщениями, а K и J — между цепочками сообщений;
  • E позволяет архивировать ненужные письма, а M — игнорировать последующую переписку (от английского mute);
  • пометить звездочкой цепочку писем можно клавишей S (от star);
  • «!» отправляет письмо прямиком в папку «Спам»;
  • Shift-I и Shift-U отмечают письма как прочтенные и непрочтенные соответственно;
  • если во время набора нажать Tab, а затем Enter, письмо отправится адресату;
  • если же нажать G, а затем A, то очутитесь в папке «Все письма», а G и S перенесут в папку писем, помеченных звездочками.

НАЗНАЧАЙТЕ СРОКИ И СЛЕДИТЕ ЗА НИМИ

Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдалёнными сроками (выслать через неделю и более).

Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок. А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.

И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьёзно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПРАВИЛОМ ТРЁХ ПИСЕМ

При личном общении человеку в среднем удается правильно уловить настроение собеседника в 80% случаев. При переписке эта цифра уменьшается до 40%. В электронном письме трудно понять, использовал собеседник в письме сарказм или юмор.

Чтобы не перегружать почту, можно придерживать трех писем: ели вопрос не удается решить в три письма, после третьего нужно встретиться или созвониться.

Придерживайтесь этого правила, так как оно будет работать лишь в том случае, если вы будете соблюдать его постоянно.

Как в Windows работать с электронной почтой

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться.

Другие интересные материалы по теме