Что такое офис в стиле Open space

Что такое офис open space и каковы его преимущества?

Офис open space вы не спутаете ни с каким другим: минимальное количество мебели и несущих перегородок, высокие потолки, максимум свободного пространства. Действительно ли подобная конфигурация способствует повышению эффективности или является обычной данью моде?

По убеждению президента группы компаний NAYADA Дмитрия Черепкова, такое решение является основным инструментом улучшения функционирования компании. При этом важно правильно обустроить такой офис, чтобы работать в нем было удобно.

Преимущества и недостатки open space

Офисы open space получили широкое распространение благодаря преимуществам.

  1. Экономится полезная площадь. Даже в небольшом помещении можно оборудовать рабочие места для большого штата сотрудников. Выгода в финансовом плане однозначна.
  2. Сотрудникам легче взаимодействовать между собой, что способствует быстрому решению вопросов. Если работа требует оперативности, офис open space ее обеспечит.
  3. Деятельность персонала легко контролировать. Люди, работающие в отдельных кабинетах, часто отвлекаются на посторонние дела, и отследить это невозможно. Open space офис – открытый, поэтому такой проблемы не возникает.
  4. Соблюдается принцип демократичности. Все сотрудники чувствуют себя равными. Замкнутые группы внутри коллектива образуются гораздо реже или не образуются вовсе.
  5. Сохраняется корпоративный дух. Люди, работающие в едином пространстве, ощущают себя частью целого, что благоприятным образом сказывается на мотивации.
  6. В офисе open space новые служащие быстрее вливаются в коллектив, так как человек в первый же день знакомится с коллегами. Новичку, у которого возникли трудности, не нужно блуждать по офису в поисках совета более опытных сотрудников.
  7. Упрощается работа с документами, так как все нужные бумаги можно найти в одном помещении.

Организация офиса по системе open space в первую очередь выгодна владельцу компании. Не нужно ломать голову, как бы найти отдельное рабочее место каждому члену команды. Можно просто взять в аренду одно большое помещение и установить в нем определенное количество перегородок, тем более что стоит такое переоборудование не дорого.

Однако open space офисам свойственны и недостатки.

  1. Уровень шума в них выше, чем в традиционных офисах. Когда в одном помещении работают несколько десятков человек, достойно решить эту проблему невозможно. Постоянные разговоры, телефонные звонки, звук работающей аппаратуры не дают сотрудникам сосредоточиться в должной мере.
  2. Люди испытывают постоянный стресс и становятся раздражительными. Если даже забыть про окружающий шум, то стесненность и отсутствие личного пространства не прибавляют хорошего настроения. Такое положение дел не может не сказаться на производительности самым негативным образом.
  3. В офисе open space существует риск воровства. Личные вещи работников постоянно на виду, поэтому многие могут переживать за сохранность имущества.
  4. Возможны разного рода конфликты – даже из-за мелочей. Кому-то душно, и он открывает форточку. Другой боится простудиться. Все это не способствует благоприятной атмосфере.
  5. Инфекционные болезни распространяются с огромной скоростью. Стоит одному сотруднику заболеть (например, гриппом), и на следующий день уже несколько человек чувствуют недомогание. Специальные исследования подтвердили, что в офисе open space люди больше подвержены болезням.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что подобная система организации рабочих мест позволяет сэкономить на аренде, но в состоянии плохо сказаться на производительности труда персонала.

Что такое офис в стиле Open space

Для России долгое время традиционным форматом устройства офиса являлся кабинетно-коридорный тип, однако со временем все больше компаний начало переходить на open space.

Для сотрудников любой фирмы важно чувство общности, позволяющее им ощущать себя частью чего-то большего, чем повседневные обязанности и задачи. Трудно продвигать концепцию командной работы, когда ваши сотрудники весь день проводят в отдельных помещениях, часто не имея возможности открыто общаться друг с другом.

Как появились open space

Идея офисов open space основана на том, что все специалисты, в том числе руководители, располагаются в общем помещении и вместе работают над проектами. Это символ воплощения американской мечты, игнорирующей все условности и стирающей границы между статусами. На первом плане — равные возможности сотрудников и общекомандный дух.

В России «открытые» офисы начали появляться с середины 90-х годов XX века. В числе первых были помещения англоязычной газеты The Moscow Times и компании транснационального типа Mars. Через два десятилетия «открытые пространства» появились практически везде.

Мировой опыт показал: помещение open space является идеальным для функционирования предприятий, занимающихся творческой работой. К ним относятся рекламные агентства, дизайнерские фирмы и редакции СМИ.

Размещение сотрудников

Во время планировки расположения сотрудников в офисе открытого типа также нельзя обойтись без применения перегородок, которые устанавливаются между столами. К наиболее удобным из них относятся непрозрачные ширмы, оклеенные изнутри поглощающим звук материалом (15-47 дБ). Можно заказать популярные сегодня бенч-системы мобильного типа, которые используются для четырехместных рабочих столов сотрудников.

При желании между столами можно установить следующие виды перегородок:

  • стационарного образца;
  • цельностеклянные;
  • трансформируемые перегородки;
  • комбинируемые;
  • глухие перегородки, которые выступают над столами работников (в пределах 120-150 см).

Проект современного офисного помещения должен быть создан с учетом существующей корпоративной культуры. Он обязан отражать особенности компании и занимаемую ею позицию в соответствующей сфере деятельности.

Офисные проекты такого рода все чаще позволяют предприятиям попадать на страницы СМИ. Ярким примером является гамбургский офис Google, каждый из этажей которого был выполнен в индивидуальном стиле. Например, один из этажей был оформлен в транспортном стиле. В результате офисы и залы для переговоров стали похожи на вагоны метрополитена.

Редакция журнала «Генеральный директор» привела рекомендации, которые помогут правильно организовать open space, так чтобы работники оперативно решали текущие вопросы, но при этом чувствовали себя комфортно и сохраняли высокую работоспособность.

13 идей для создания open space

Открытое пространство vs личное пространство

Сотрудники некрупных или средних российских компаний, которые пробовали поработать в условиях open space, считают их не очень удачным местом для постоянной деятельности. Основная причина — отсутствие достаточного личного пространства и невозможность полностью сосредоточиться из-за шума и иных помех.

Специалисты NAYADA уверены в том, что для комфортной работы в таких помещениях необходимо по-особому организовать пространство. Важно правильно расставить мебель, установить нужное количество перегородок, предусмотреть качественную звукоизоляцию. При этом для каждого из сотрудников следует оборудовать индивидуальные рабочие места.

Какой должна быть планировка офиса open space

При проектировке open space офиса и подборке к нему мебели следует обратить внимание на следующее:

  • как компания себя позиционирует на рынке и какой имеет статус;
  • особенности ее деятельности (здесь рассматриваются специфика работы, отношения между сотрудниками и клиентами, начальством и подчиненными);
  • маршрут, по которому будут передвигаться посетители;
  • продолжительность рабочего времени сотрудников open space офиса;
  • возможность рационального использования помещения;
  • его цветовую гамму;
  • удобство доступа сотрудников к общим зонам.

При обустройстве офиса в формате open space лучше всего придерживаться модульного принципа. Это позволит расположить рабочие места весьма компактно и сэкономит имеющуюся площадь.

Рабочее пространство для сотрудников оформляется при помощи надстроек и тумб. Зачастую несколько рабочих мест объединяются с целью получения зоны для командной деятельности. В open space офисе такие зоны обычно рассчитаны на трех-четырех человек. Также подобные офисы в обязательном порядке оборудуются кабинетами для переговоров и презентаций.

Вся работа по оформлению open space офиса делится на несколько этапов.

Проектирование. Если open space офис планируется сделать компактным, на сотрудников числом до 10, то лучше всего тут подойдет кольцевой способ размещения рабочих мест. Столы ставятся по периметру, образуя кольцо. Прямоугольные помещения попадаются гораздо чаще, чем квадратные, поэтому при подобной системе обустройства в центре комнаты остается достаточно места для комфортного передвижения сотрудников.

Что такое офис в стиле Open space

Когда нужен средний open space офис (до 30 человек), вариантов планировки становится больше. Если пространства много, а специфика работы подразумевает сильный шум, то рекомендуется так называемое островное размещение работников. Плотность людей при такой планировке снижается. В ситуациях, когда требуется кооперация сотрудников, а шума в помещении немного, хорошо подойдет линейное распределение рабочих мест. Столы в этом случае выстраиваются рядами.

Если open space офис большой, чаще всего используется система модулей. И здесь лучше всего обратиться за помощью к профессиональному дизайнеру. Каждый модуль является отделом. Между собой они разделяются перегородками, стеллажами или зонами отдыха.

Мебель для подобных офисов изготавливают, как правило, в стиле хай-тек. В ней множество разного рода шкафов и перегородок. При этом в качестве последних часто выступают сами шкафы. Офис open space обязан не только современно выглядеть, но и быть эргономичным. Большинство столов имеют вырезы обтекаемой формы – для удобства расположения рук, а также специальную кромку из полиуретана, что обеспечивает комфорт и безопасность использования. На тумбах часто стоят центральные замки.

Оборудование рабочих мест. Классический набор мебели для сотрудника – это стол, офисное кресло и тумба. В качестве дополнения выступает стеллаж или шкаф.

В мебели изначально обязаны быть предусмотрены отверстия для проводов, секции для укладки кабелей, вертикальные или горизонтальные кабелеводы.

Что касается шкафов для open space офиса, то должна быть возможность собрать их таким образом, чтобы они выполняли конкретные задачи (например, хранение документации) и вместе с тем гармонично вписывались в интерьер. Можно использовать шкафы, изготовленные из различных материалов, габариты также могут отличаться.

Что такое офис в стиле Open space

Стеклянные перегородки и отдельные кабинеты. Даже офис в формате open space не может обойтись без оборудования переговорных комнат и отдельных кабинетов для топ-менеджеров. Часто стены таких помещений делаются из стекла, и единственное их преимущество – звукоизоляция. Подобное дизайнерское решение можно назвать достаточно спорным, так как люди вынуждены постоянно находиться на виду.

Переговорные комнаты часто снабжаются специальными стульями или креслами, которые в целях освобождения пространства можно быстро сложить или передвинуть. Но в то же время нельзя забывать о надежности и удобстве данного вида мебели: комплекция и манера сидеть у каждого человека своя, а переговоры, бывают, затягиваются на несколько часов. Исходя из этого стулья и кресла нужно выбирать очень тщательно: опробовать их, что называется, лично, оценить все возможные характеристики.

Кабинет руководителя в open space офисе должен выглядеть комфортно, создавать у посетителей ощущение некой стабильности. В этом поможет соответствующая мебель, с массивными столешницами и опорами, сделанная из дорогих материалов и укомплектованная подходящей фурнитурой. Помимо рабочих столов кабинеты должны быть снабжены высокими или низкими стеллажами (шкафами), конференц-столами для совещаний и деловых встреч, брифинг-приставками, тумбами-фригобарами и журнальными столиками. С помощью всех этих элементов в кабинете обустраиваются не только рабочее пространство и место для переговоров, но и зона отдыха.

Кухня и место для отдыха. На территории больших бизнес-центров всегда есть кафе, в котором сотрудники офиса могут пообедать. Но в любом случае формат open space офиса подразумевает организацию специального места, где можно попить чай или кофе, а также расслабиться и несколько минут провести в тишине.

Главное, чтобы для кухни была выделена отдельная комната с дверью. В подобном помещении люди могут свободно общаться, не мешая работать другим сотрудникам.

Грамотная расстановка мебели

Перед привлечением к проекту дизайнеров специалисты NAYADA изучают внутриколлективные связи, графики работы и схемы взаимодействия людей.

Для директора компании выбирается такое рабочее место, с которого он мог бы видеть подчиненных. Стол руководителя должен выделяться индивидуальной формой, большим размером или контрастным цветом. Он должен размещаться на определенном отдалении от столов сотрудников. В некоторых случаях кабинет руководителя отделяют прозрачные раздвижные перегородки или некоторое возвышение. Выбор конкретной модели перегородки зависит от особенностей деятельности заказчика, а также размеров офисных помещений.

7 советов, как обустроить офис open space

Совет 1. Сделайте несколько вариантов рабочих мест. Если человек умеет приспосабливаться, то огромное помещение с одинаковыми столами ему для работы вполне подойдет. Но далеко не все обладают подобным даром, а потому такие условия будут отрицательно сказываться на производительности труда. У большинства людей есть свои предпочтения.

Разумеется, формат офиса open space не предполагает обеспечение индивидуальных запросов каждого сотрудника. Более того, такое вряд ли удастся сделать даже при желании. Но выбор хотя бы из нескольких вариантов предоставить вполне возможно. Во многих компаниях в дополнение к основному помещению офиса создают похожее на библиотеку пространство.

Также имеет смысл выделить отдельное пространство и оборудовать его большим открытым столом, за которым членам команды будет удобно обсуждать вопросы касательно совместного проекта, не мешая при этом своим коллегам.

Совет 2. Планируйте верное расположение отдельных зон офиса. Имейте в виду: сотрудники open space офиса не должны постоянно находиться в одном помещении. Кроме рабочего пространства нужно оборудовать комнату отдыха и переговорную, а также место для принятия пищи. Некоторые компании также ставят специальную телефонную будку, в которой люди могут совершать звонки, не мешая при этом свои коллегам.

Все эти помещения необходимо расположить таким образом, чтобы сотрудники могли быстро и без проблем до них добраться. Если человек, которому нужно поговорить по телефону, вынужден будет идти к специально отведенному месту через весь зал, то он просто не станет этого делать и начнет звонить со своего рабочего места.

Оптимальный вариант расположения зон выбрать достаточно сложно, а потому это дело лучше поручить профессиональному проектировщику. Проанализировав размеры, назначение и количество комнат, он сможет предложить лучший вариант их размещения. Кроме того, перед началом работ по обустройству стоит посоветоваться с персоналом. Ведь именно эти люди будут работать в open space офисе, а потому могут подсказать наиболее удобное для себя расположение помещений.

Совет 3. Не отдавайте предпочтение высоким перегородкам. Перегородки обычно ставятся с целью создать для людей хоть какое-то подобие уединения. Но если стенки будут слишком высокими, то это станет одной из причин повышения уровня шума в офисе. Дело в том, что люди, не видящие лиц соседей, склонны полагать, что данные перегородки так же хорошо справляются и с изоляцией звука, а потому по телефону можно разговаривать достаточно громко.

Данную теорию нельзя назвать голословной. Практика многих компаний показала, что, если перегородки низкие или их нет в принципе, уровень шума в open space офисе значительно снижается.

Совет 4. Установите правила поведения. Каждая зона в офисе предназначена для конкретной цели. И в каждом помещении нужно вести себя соответствующим образом. К примеру, основное рабочее пространство не предназначено для громких разговоров – по телефону или в ходе коллективного обсуждения каких-либо вопросов. В помещении для приема пищи нельзя использовать ноутбуки. Переговорная не место для чаепития или прослушивания музыки.

Что такое офис в стиле Open space

Если сотрудникам необходимо пообщаться в основном помещении open space офиса, то для этого может использоваться внутренний чат. С одной стороны, это удобно персоналу: не нужно для решения какого-то вопроса идти в другой конец зала. С другой, руководители всегда могут изобличить людей, которые вместо работы занимаются пустой болтовней.

Хорошо бы ввести в обиход условный сигнал, который может подать любой сотрудник в случае, если он занят важным делом и его нельзя отвлекать. Таким знаком, к примеру, могут быть надетые на голову наушники или специальные usb-индикаторы на ноутбуках. Красный индикатор в данном случае означает занятость, зеленый – готовность к общению.

Совет 5. Украсьте зал с помощью растительности. Давно доказано: находящиеся рядом с людьми живые растения в самом положительном смысле влияют на производительность труда. И сотрудники open space офиса тут не исключение. Наличие такой «зеленой поддержки» делает принятие решений проще, реакцию на сложные задачи быстрее, а количество допускаемых ошибок меньше.

Многие продвинутые компании не просто украшают свои офисы растительностью, а разбивают в помещениях целые парки и сады, зачастую выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Человек, у которого есть возможность в любой момент посетить такой сад и провести там какое-то время, работает после этого лучше и продуктивнее.

Разумеется, не всякая фирма может позволить себе подобные траты. Но вот украсить каждое помещение open space офиса живыми растениями не так уж и дорого. Высокие горшки с зеленью легко разместить на подоконниках и даже просто на полу. При этом не составит труда подобрать растения, за которыми не нужен особый уход.

Как правильно оборудовать офис open space

Совет 6. Не забудьте про рабочие места для начальства. Часто, пока люди работают в общем зале, руководители компании сидят в отдельных кабинетах. Но, чтобы слиться с командой и проконтролировать процесс работы, начальству также иногда следует присутствовать в open space. Это не значит, что надобность в личных кабинет отпадает – просто несколько часов в день нужно находиться среди подчиненных. А можно пару раз в неделю выделять для этого полный рабочий день.

Подобный режим работы позволит руководителю быть ближе к коллективу, лучше вникать в деятельность команды. Зная сильные и слабые стороны рабочего процесса, легче найти пути к его оптимизации.

Совет 7. Не бойтесь экспериментов. Идеальный формат open space для работающих на компанию сотрудников найти с первой попытки практически невозможно. У каждого коллектива есть особенности, люди имеют свои потребности и предпочтения. Руководитель, который по-настоящему заботится о персонале, не станет раз и навсегда утверждать условия работы. Спустя определенные промежутки времени их стоит менять – и смотреть, как это отражается на настроении и работоспособности подчиненных.

Вариантов организации open space офиса существует немало. Рабочие места можно расположить как лицом друг к другу, так и в виде «паровоза». Столы можно расставить четкими рядами, в виде лабиринта или вообще хаотично. Количество сидящих за одним столом человек также можно варьировать. Только поработав в различных форматах, люди смогут понять, какой из них им подходит больше всего.

Установка перегородок и организация звукоизоляции

Перед расстановкой предметов мебели следует уделить особое внимание внешней звукоизоляция офиса. С этой целью устанавливаются стеклопакеты с тройным остеклением, защищающие от шумов громкостью до 37 дБ.

Любой успешный «открытый» офис должен иметь как минимум одну полностью изолированную комнату для проведения переговоров. Более крупным фирмам следует позаботиться о наличии нескольких переговорных, которые могут быть при желании быстро объединены в общую. Для этого в помещении устанавливаются разнообразные виды перегородок раздвижного типа. Расположенные в объединенных переговорных предметы мебели должны сочетаться по стилю.

5 правил поведения в офисе open space

Дарья Соловьева, директор управления по работе с персоналом компании «КПМГ» в России и СНГ, Москва

Люди, работающие в открытом пространстве, обязаны соблюдать некоторые правила поведения. Если этого не делать, то о комфортном сотрудничестве и продуктивной работе не может быть и речи.

  1. Каждый сотрудник должен иметь достаточно места – как для работы, так и для хранения документов и личных вещей. В противном случае на столах будет царить беспорядок. Давно известно, что ощущение хаоса снижает работоспособность.
  2. Человек всегда должен чувствовать себя комфортно – в том числе и на рабочем месте. Перегородки в open space офисе оградят сотрудников от излишнего шума и ходьбы у них за спиной. Неплохо, если из окон помещения открывается прекрасный вид. У нас такие окна стоят по всему периметру зала.
  3. В open space офисе обязана быть не одна переговорная комната, а несколько. Это позволяет собирать совещания, не мешая остальным сотрудникам компании. Также не обойтись без отдельной кухни и зоны отдыха. Люди должны иметь возможность посидеть в удобных креслах, расслабиться и побеседовать друг с другом на отвлеченные темы.
  4. Оргтехника в общем помещении должна быть расположена как можно компактнее и по возможности далеко от рабочих мест. Еще лучше отделить ее перегородкой, чтобы шум принтеров и факсов не мешал деятельности сотрудников.
  5. Звук мобильных телефонов работники должны делать минимальным или выключать его вовсе. Громкая мелодия вызова (особенно длительная, если хозяина нет на месте) очень сильно мешает работе окружающих.

NAYADA предлагает несколько оригинальных решений

1. Полупрозрачные перегородки для переговорных в виде матированных кубов. Они декорированы разноцветными и прозрачными полосами, которые подчеркнут коммуникативную активность фирмы, символизируя при этом полную открытость для клиентов.

2. Почти непрозрачные перегородки с нанесенными на стекло рисунками или фотографиями. Например, это может быть даже карта России, на которой обозначены места расположения офисов фирмы.

Таким образом, в любом офисе современной российской коммерческой компании можно создать не только динамичное, но и элегантное, яркое пространство.

Организация освещения

В оформлении «открытого» офиса немаловажную роль играет освещение. Необходимо продумать, какое сочетание отраженного и прямо падающего цвета будет оптимальным. Исходя из опыта NAYADA, наиболее удачным оказывается следующий вариант: на рабочих местах используется регулируемое освещение, которое дополняется общим освещением офиса. Такой подход позволяет снизить утомляемость сотрудников и обеспечить им комфортные условия для работы.

Как правильно оборудовать офис open space

Как показывает практика, трехкомпонентная система оказывается лучшим вариантом. Непрямое общее освещение должно сочетаться с индивидуальным, которое предусмотрено для рабочего места. Кроме того, в открытых зонах и коридорах применяются потолочные светильники.

Наличие коммуникаций

При планировке размещения сотрудников в офисе необходимо уделять пристальное внимание вопросам, связанным с налаживанием межличностных отношений. Организация открытого пространства эту задачу упрощает. Продуктивному общению способствуют зоны отдыха и кухни. На их территории работники имеют возможность пообщаться, приготовить для себя чашечку чая или кофе и просто расслабиться.

Проведенные группой NAYADA исследования показывают, что оформление офиса в стиле open space позволяет в 2 раза увеличить объем неформального общения. При этом в 2 раза сокращается время проведения рабочих совещаний. В результате люди получают намного больше возможностей для продуктивной и качественной работы на благо своей компании.

Другие интересные материалы по теме